നിയമങ്ങളും ചട്ടങ്ങളും

തിരുവനന്തപുരം, എറണാകുളം, കോഴിക്കോട്‌ റീജിയണല്‍ ആര്‍ക്കൈവ്‌സുകളിലെ രേഖകള്‍ എല്ലാ പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളിലും രാവിലെ 10.30-നും വൈകിട്ട്‌ 04.30-നും ഇടയില്‍ പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ്‌.
അംഗീകൃത ഗവേഷകര്‍ക്കാണ്‌ രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ അനുമതിയുള്ളത്‌. താഴെ പറയുന്ന യോഗ്യത ഉള്ളവരെയാണ്‌ അംഗീകൃത ഗവേഷകരായി കണക്കാക്കുന്നത്‌.
1. ഇന്ത്യന്‍ ഹിസ്‌റ്റോറിക്കല്‍ റെക്കോര്‍ഡ്‌സ്‌ കമ്മീഷനിലെ സാധാരണ അംഗങ്ങളും കറസ്‌പോണ്ടിങ്ങ്‌ അംഗങ്ങളും.
2. അംഗീകൃത സര്‍വ്വകലാശാലകളിലെ വൈസ്‌ ചാന്‍സലര്‍മാര്‍, പ്രോവൈസ്‌ ചാന്‍സലര്‍മാര്‍, പ്രൊഫസര്‍മാര്‍ എന്നിവര്‍.
3. ഇന്ത്യയിലെ അംഗീകൃത സര്‍വ്വകലാശാലയിലെ വൈസ്‌ ചാന്‍സലറോ ബന്ധപ്പെട്ട പ്രൊഫസറോ, ബിരുദാനന്തര ബിരുദ കോളേജിലെ പ്രിന്‍സിപ്പാളോ നല്‍കുന്ന സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റോ അതുമല്ലെങ്കില്‍ ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടര്‍ അവശ്യം പരിഗണിക്കുന്ന തെളിവുമായി വരുന്ന ബിരുദാനന്തര ബിരുദ ഗവേഷകര്‍.
4. ബന്ധപ്പെട്ട സര്‍ക്കാരിന്റെയോ വകുപ്പ്‌ മേധാവിയുടെയോ അനുമതിയോടെയുള്ള ജോലിയുടെ ഭാഗമായി വരുന്ന കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍. അനുമതി നല്‍കുന്ന മതിയായ തെളിവുകള്‍ കൂടി ഹാജരാക്കണം.
5. ബന്ധപ്പെട്ട വിഷയത്തില്‍ ലേഖനങ്ങള്‍ എഴുതാനായി രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാനെത്തുന്ന വര്‍ത്തമാന ദിനപത്രങ്ങളിലെ അധികാരപ്പെട്ട ലേഖകര്‍. പ്രസ്‌തുത ലേഖനമോ അതിലെ ഭാഗങ്ങളോ സര്‍ക്കാര്‍ താല്‍പര്യത്തിന്‌ എതിരാണെന്നോ അതല്ലെങ്കില്‍ അവ പ്രസിദ്ധീകരിച്ചാല്‍ ജനങ്ങള്‍ക്കിടയില്‍ ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാകുമെന്നോ തോന്നുന്ന പക്ഷം ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടര്‍ക്ക്‌ അനുമതി നിഷേധിക്കാം.
6. ബന്ധപ്പെട്ട വിഷയത്തില്‍ ഗവേഷണം നടത്താന്‍ ആഗ്രഹിക്കുന്ന എഴുത്തുകാരും ഫ്രീലാന്‍സ്‌ പ്രവര്‍ത്തകരും ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറുടെ അനുമതിയോടെ ഗവേഷകരായി പ്രവേശനം അനുവദിക്കുന്നതാണ്‌. അനുമതിയ്‌ക്കായി താഴെ പറയുന്നവരില്‍ നിന്നുള്ള സാക്ഷ്യപത്രം ഹാജരാക്കേണ്ടതാണ്‌.
  1. ഇന്ത്യന്‍ ഹിസ്റ്റോറിക്കല്‍ റെക്കോര്‍ഡ്‌സ്‌ കമ്മീഷനിലെ സാധാരണ അംഗങ്ങളോ കറസ്‌പോണ്ടിങ്ങ്‌ അംഗങ്ങളോ
  2. ഇന്ത്യയിലെ അംഗീകൃത സര്‍വ്വകലാശാലയില്‍ നിന്നുള്ള വൈസ്‌ ചാന്‍സര്‍മാര്‍, പ്രോ വൈസ്‌ ചാന്‍സലര്‍മാര്‍, പ്രൊഫസര്‍മാര്‍, റീഡര്‍മാര്‍
  3. കേരളത്തിലെ ഒരു അംഗീകൃത കോളേജിലെ പ്രിന്‍സിപ്പാള്‍, പ്രൊഫസര്‍.
  4. ചീഫ് എഡിറ്റര്‍, മലയാളം ശബ്ദകോശം, തിരുവനന്തപുരം
  5. ഡയറക്ടര്‍, ഓറിയന്റല്‍ മാന്യുസ്‌ക്രിപ്‌റ്റ്‌സ്‌ ലൈബ്രറി & റിസര്‍ച്ച്‌ ഇന്‍സ്റ്റിറ്റിയൂട്ട്‌, തിരുവനന്തപുരം
  6. ചീഫ്‌ എഡിറ്റര്‍, മലയാളം സര്‍വ്വ വിജ്ഞാനകോശം, തിരുവനന്തപുരം
  7. എഡിറ്റര്‍, ഇന്ത്യന്‍ ഹിസ്റ്ററി ജേര്‍ണല്‍, തിരുവനന്തപുരം
  8. സംസ്ഥാന എഡിറ്റര്‍, കേരള ഗസറ്റിയര്‍, തിരുവനന്തപുരം
  9. ഡയറക്ടര്‍, ഭാഷാ ഇന്‍സ്റ്റിറ്റിയൂട്ട്‌, തിരുവനന്തപുരം
  10. പ്രസിഡന്റ്‌, കേരള സാഹിത്യ അക്കാദമി
  11. പ്രസിഡന്റ്‌, കേരള ഹിസ്റ്ററി അസോസിയേഷന്‍, കൊച്ചി
വിദേശികള്‍ക്ക്‌ രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ കേരള സര്‍ക്കാരിന്റെ അനുമതി ആവശ്യമാണ്‌.
ആവശ്യമെന്നു തോന്നുന്ന അപേക്ഷകള്‍ തിരുത്താനോ, നിരാകരിക്കാനോ ഉള്ള അധികാരം ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറില്‍ നിക്ഷിപ്‌തമാണ്‌.
രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാനുള്ള അനുവാദം അതനുവദിച്ച തീയതി മുതല്‍ ആറു മാസത്തേക്കാണ്‌. അനുവദിച്ച കാലാവധിക്കുള്ളില്‍ അത്‌ വിനിയോഗിക്കാതിരിക്കുകയോ, രേഖകളുടെ പരിശോധന തീരാതിരിക്കുകയോ ചെയ്‌താല്‍ വീണ്ടും ആറുമാസ കാലാവധി തീരുന്നതിനു മുമ്പായി പുതിയ അപേക്ഷ നല്‍കേണ്ടതാണ്‌.
ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ അധികൃതരുടെ സാന്നിദ്ധ്യത്തില്‍ മാത്രമേ രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ അനുവദിക്കുകയുള്ളൂ. രേഖകളുടെ സുരക്ഷിതമായ പരിപാലനവും ഉപയോഗവും ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടത്‌ ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ കാര്യാലയത്തിന്റെ ചുമതലയുള്ള അധികാരിക്ക്‌ ആയതിനാല്‍ ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറുടെ അനുമതിയോടെ ഇത്തരത്തിലുള്ള നിയന്ത്രണങ്ങള്‍ അദ്ദേഹത്തിന്‌ ഏര്‍പ്പെടുത്താം.
തങ്ങളുടെ ഗവേഷണ വിഷയവുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാനോ, അന്വേഷിക്കാനോ ഗവേഷകര്‍ക്ക്‌ അനുവാദമില്ല. രേഖകളുടെ പകര്‍പ്പുകള്‍, രേഖകളെ അധികരിച്ച്‌ തയ്യാറാക്കിയ കുറിപ്പുകള്‍ എന്നിവ കാര്യാലയത്തിന്റെ ചുമതലയുള്ള അധികാരി കണ്ട്‌ ബോധ്യപ്പെട്ടതിനു ശേഷമേ പുറത്തു കൊണ്ടു പോകാവൂ. അനധികൃതമെന്നു തോന്നുന്ന പകര്‍പ്പുകളോ, കുറിപ്പുകളോ തടഞ്ഞു വെയ്‌ക്കാനുള്ള പൂര്‍ണ്ണ അധികാരം മേല്‍പ്പറഞ്ഞ അധികാരിയില്‍ നിക്ഷിപ്‌തമാണ്‌. സംശയനിവാരണത്തിനായി അധികാരിക്ക്‌ ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറെ ബന്ധപ്പെടാവുന്നതാണ്‌. എല്ലാ പകര്‍പ്പുകളും കുറിപ്പുകളും വായനാക്ഷമതയുള്ളവയും വ്യക്തവും ആയിരിക്കണം.
രേഖകളില്‍ നിന്നു ശേഖരിച്ച വിവരങ്ങള്‍ അനുവദിച്ച ആവശ്യത്തിനല്ലാതെ ഉപയോഗിക്കരുത്‌.
സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കോ, വ്യക്തികള്‍ക്കോ വേണ്ടി ഒരു നിശ്ചിത നിരക്കില്‍ രേഖകളില്‍ ഗവേഷണം നടത്താന്‍ സംസ്ഥാന ആര്‍ക്കൈവ്‌സ് അനുവദിക്കാറുണ്ട്. ഇത്തരത്തില്‍ വിവിധ ജോലികള്‍ക്ക് ഈടാക്കുന്ന നിരക്ക് താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നു.

03/2019 ലെ G.O(P) No.28/2019/Fin നമ്പര്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവു പ്രകാരം വകുപ്പിന്റെ സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കുന്നതിനായി സര്‍ക്കാര്‍ നിശ്ചയിച്ചിട്ടുളള നിരക്കുകള്‍ താഴെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

രേഖകളുടെ പകര്‍പ്പ്‌ ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുളള അപേക്ഷാ ഫീസ്‌ - 335/- രൂപ
രേഖകളുടെ തിരച്ചില്‍ ഫീസ്‌
1. 20 വര്‍ഷത്തില്‍ താഴെ പഴക്കമുളള രേഖകള്‍ക്ക്‌ - 225/- രൂപ
2. 20 വര്‍ഷത്തില്‍ കൂടുതല്‍ പഴക്കമുളളതും 1858 A.D യ്‌ക്ക്‌ ശേഷമുളളതുമായ രേഖകള്‍ക്ക്‌ - 335/- രൂപ
3. 1858 AD യ്‌ക്ക്‌ മുമ്പുളള രേഖകള്‍ക്ക്‌ - 445/- രൂപ
ഗവേഷകര്‍ക്ക്‌ ഗവേഷണ വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കുന്നതിനുളള ഫീസ്‌ - 500/- (ഒരു വര്‍ഷത്തേക്ക്‌)
രേഖകളുടെ പകര്‍പ്പ്‌ എടുക്കുന്നതിനുളള ഫീസ്‌
ഇന്ത്യാക്കാര്‍ക്ക്‌ 5/- രൂപ

വിദേശികള്‍ക്ക്‌ 20/- രൂപ
മൈക്രോഫിലിം റീഡര്‍ പകര്‍പ്പ്‌ എടുക്കുന്നതിനുളള അപേക്ഷാ ഫീസ്‌
ഇന്ത്യാക്കാര്‍ക്ക്‌ 20/- രൂപ

വിദേശികള്‍ക്ക്‌ 55/- രൂപ
ഡീ ടാഗിങ്ങ്‌ ചാര്‍ജ്ജസ്‌ 100 പേജിന്‌ 50/- രൂപ
ഗവേഷണാനുമതി എടുക്കുന്നതിനുളള അപേക്ഷാ ഫീസ്‌
ഇന്ത്യാക്കാര്‍ക്ക്‌ 15/- രൂപ

വിദേശികള്‍ക്ക്‌ 20/- രൂപ
റിക്കാര്‍ഡുകളുടെ ഫോട്ടോ എടുക്കുന്നതിന്‌ ഡിജിറ്റല്‍ ക്യാമറ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുളള ഫീസ്‌
ഇന്ത്യാക്കാര്‍ക്ക്‌ 280/- രൂപ

വിദേശികള്‍ക്ക്‌ 555/- രൂപ

‌സംരക്ഷിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള രേഖകളുടെ ഫോട്ടോ എടുക്കാനുള്ള അനുവാദം ഗവേഷകര്‍ക്കു മാത്രമാണ്. ഫോട്ടോകളുടെ ഉപയോഗം എന്തിനെന്ന് നല്‍കിയിട്ടുള്ള അപേക്ഷയില്‍ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതും ആര്‍ക്കൈവ്‌സ് ഡയറക്ടര്‍ പരിശോധിച്ച് അപേക്ഷ സത്യസന്ധമെന്ന് ബോദ്ധ്യപ്പെട്ടതും, കൃത്യമായ നിയമാവലിക്കും ചട്ടം 20-ന് അനുസൃതവും ആയിരിക്കണം. അപേക്ഷയുടെ സ്വഭാവവും തരവും പരിശോധിച്ച് ഫോട്ടോ എടുക്കാനുള്ള അനുവാദം നിഷേധിക്കാനോ ഒരു നിശ്ചിത തുക ഡിപ്പോസിറ്റായി കെട്ടി വയ്ക്കാന്‍ ആവശ്യപ്പെടാനോ ഉള്ള അധികാരം ആര്‍ക്കൈവ്‌സ് ഡയറക്ടറില്‍ നിക്ഷിപ്തമാണ്. നിബന്ധനകള്‍ക്കു അനുസരിച്ച് എടുത്ത ഫോട്ടോകളുടെ കോപ്പികള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരി കണ്ടു ബോധ്യപ്പെട്ട ശേഷം കെട്ടിവെച്ച തുക തിരികെ നല്‍കുന്നതാണ്.
മൈക്രോഫിലിം യൂണിറ്റുകളുടെ ലഭ്യതയ്‌ക്ക്‌ അനുസരിച്ചായിരിക്കും മൈക്രോഫിലിം കോപ്പികള്‍ക്കായുള്ള അപേക്ഷ പരിഗണിക്കുക. ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറുടെ അനുമതിയോടെ ഗവേഷകര്‍ക്ക്‌ തങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഉപകരണങ്ങള്‍ ഉപയോഗിച്ച്‌ രേഖകളുടെ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ്‌ എടുക്കാവുന്നതാണ്‌.
ഗവേഷകന്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്ന രേഖകളുടെ ഓരോ പേപ്പറിനും വോള്യത്തിനും പ്രത്യേകം സ്ലിപ്പ്‌ വ്യക്തമായി എഴുതി കയ്യൊപ്പിട്ട്‌ നല്‍കേണ്ടതാണ്‌. രേഖകള്‍ തിരികെ നല്‍കുമ്പോള്‍ കാര്യാലയത്തിന്റെ ചുമതലയുള്ള അധികാരി സ്ലിപ്പു തിരികെ നല്‍കുന്നതായിരിക്കും.
ഒരു ഗവേഷകന്‌ ഒരു സമയം പരിശോധനയ്‌ക്കായി അഞ്ച്‌ ഒറ്റ ഡോക്യുമെന്റുകളില്‍ കൂടുതലോ രണ്ട്‌ വോള്യത്തില്‍ കൂടുതലോ നല്‍കുന്നതല്ല. ദ്രവിച്ചതോ പൊടിഞ്ഞതോ അവസ്ഥയിലുള്ളതോ ശ്രദ്ധയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതായോ ഉള്ള രേഖകള്‍ അവയുടെ സംരക്ഷണത്തെ മുന്‍നിര്‍ത്തി ഓരോന്നായി മാത്രമേ കാര്യാലയ ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ പരിശോധനയയ്‌ക്കായി നല്‍കുകയുള്ളൂ.
വലിപ്പമുള്ള വോള്യങ്ങള്‍ പുസ്‌തക സ്റ്റാന്റില്‍ വെച്ച്‌ ശ്രദ്ധയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതാണ്‌.
രേഖകളും റഫറന്‍സ്‌ ഗ്രന്ഥങ്ങളും വളരെ സൂക്ഷ്‌മതയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതാണ്‌. രേഖകള്‍ക്കു മുകളില്‍ എഴുതുകയോ ഒന്നിനു മുകളില്‍ മറ്റൊന്ന്‌ എടുത്തു വെയ്‌ക്കുകയോ നോട്ടെഴുതുന്ന പുസ്‌തകമോ പേപ്പറോ മുകളില്‍ വെച്ചെഴുതുകയോ ചെയ്യരുത്‌. പുസ്‌തകമോ രേഖകളോ ഏറ്റു വാങ്ങുമ്പോള്‍ എന്തെങ്കിലും കേടുപാടുകള്‍ കണ്ടാല്‍ അതുടന്‍ തന്നെ ഗവേഷണ മുറിയുടെ ചുമതലയുള്ള അധികാരിയുടെ ശ്രദ്ധയില്‍ പെടുത്തേണ്ടതാണ്‌.
ഒരു രേഖയിലും പെന്‍സിലോ, പേനയോ മറ്റെന്തെങ്കിലും കൊണ്ടോ ഉള്ള അടയാളങ്ങള്‍ ഇടാന്‍ പാടുള്ളതല്ല.
രേഖകളില്‍ മഷി വീഴാനിടയുള്ളതു കൊണ്ട്‌ മഷിക്കുപ്പിയുടെ ഉപയോഗം അനുവദനീയമല്ല. നോട്ടുകളോ കുറിപ്പുകളോ തയ്യാറാക്കാന്‍ പെന്‍സില്‍ മാത്രമേ ഉപയോഗിക്കാവൂ.
ഒപ്പുകളുടെയോ ചിത്രങ്ങളുടെയോ മുകളില്‍ വെച്ച്‌ വരച്ച്‌ ബാഹ്യരേഖ തയ്യാറാക്കാന്‍ കാര്യാലയ ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ അനുമതി ആവശ്യമാണ്‌. അത്തരത്തില്‍ ചെയ്യുന്നത്‌ കൊണ്ട്‌ രേഖകള്‍ക്ക്‌ കേടുപാട്‌ സംഭവിക്കാന്‍ സാദ്ധ്യതയുണ്ടെന്ന്‌ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‌ ബോദ്ധ്യപ്പെട്ടാല്‍ അനുമതി നല്‍കാതിരിക്കാം.
ഏതൊരു വ്യക്തി ചരിത്രപഠനത്തിനോ, ഗവേഷണത്തിനോ, പ്രസിദ്ധീകരണത്തിനോ വേണ്ടി രേഖകള്‍ ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അവയില്‍ ഉറവിടവും കടപ്പാടും രേഖപ്പെടുത്തുകയും പ്രസിദ്ധീകരണത്തിനു ശേഷം ഒരു കോപ്പി പുരാരേഖ വകുപ്പ്‌ കാര്യാലയത്തിന്റെ ലൈബ്രറിയിലേക്ക്‌ നല്‍കുകയും വേണം.
രേഖകളുടെ ഫോട്ടോ എടുക്കുമ്പോഴും ഓരോ ഫോട്ടോയുടെയും ഒരു കോപ്പി വീതം അവ തയ്യാറാക്കി കഴിഞ്ഞാലുടനെ ആര്‍ക്കൈവ്‌സില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്‌.
റെക്കോര്‍ഡ്‌ മുറിയില്‍ പുകവലി കര്‍ശനമായി നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു.
മേല്‍പ്പറഞ്ഞ നിയമങ്ങളുടെ ബോധപൂര്‍വ്വവും തുടര്‍ച്ചയുമായുള്ള ലംഘനം ഗവേഷകന്‌ നല്‍കിയിട്ടുള്ള അനുമതി പിന്‍വലിക്കാന്‍ കാരണമാകും.
മേല്‍പ്പറഞ്ഞ നിയമങ്ങള്‍ക്ക്‌ അനുസൃതമായി ലഭ്യമാകുന്ന ഗവേഷണ സൗകര്യങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായും ആര്‍ക്കൈവ്‌സ്‌ ഡയറക്ടറുടെ വിവേചനാധികാരത്തിന്‍ കീഴിലാണ്‌. അവരുടെ നിയമങ്ങളിലോ വ്യാഖ്യാനത്തിലോ ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള സംശയമോ തര്‍ക്കമോ ഉണ്ടായാല്‍ അന്തിമ തീരുമാനം കേരള സര്‍ക്കാരിന്റേതായിരിക്കും.

ഗ്യാലറി

പ്രദര്‍ശനങ്ങള്‍